Das digitale Berichtsheft

Wie wäre es, wenn das digitale Berichtsheft immer zur Hand ist, die Texte immer gut leserlich sind, Einträge jederzeit und egal von wo vorgenommen, geprüft und abgenommen werden könnten – und alle Beteiligten stets Einblick in den Ausbildungsfortschritt hätten? Klingt irgendwie nicht schlecht, oder? Und es gibt auch kein „aber“. Denn gute digitale Berichtshefte erfüllen all diese Kriterien.
 

• Smartphone: Das digitale Berichtsheft ist immer zur Hand.
• Einträge und Einsicht sind fortan orts- und zeitunabhängig*.
• Gelerntes kann fix und tagesaktuell von Azubis eingetragen werden.
• Ausbilder können prüfen, kommentieren, Einträge abnehmen, Fragen stellen, Anregungen geben.
• Alle Beteiligten haben eine tagesaktuelle Übersicht über den Lernfortschritt.
• Erlernte Ausbildungsinhalte können mit dem Ausbildungsrahmenplan verknüpft werden.
• Lernlücken sind schnell identifiziert.
• Auch Lernerfolge sind immer sichtbar.
• Bevorstehende Ausbildungsinhalte sind einfach abzuleiten.
• Kein Verschmutzen, kein Zerfallen in Einzelteile, kein Verlust dank automatischem Speichern.
• Das Entziffern von Handschriften gehört der Vergangenheit an.
• Das Berichtsheft kann als PDF oder Ausdruck ausgegeben werden (Prüfung).

*Achtung, hier kommt doch ein "aber", das dem Nutzen jedoch keinen Abbruch tut: Auch digitale Berichtshefte müssen während der Arbeitszeit geführt werden. So verlangt es das Berufsbildungsgesetz.

Grundsätzlich gilt: Die Art der Berichtsheftführung kann zu jedem Zeitpunkt geändert werden. Sofern der gesamte Ausbildungszeitraum dokumentiert ist, wird es keine Probleme bei der Gesellen- bzw. Abschlussprüfung geben. Sicherlich bietet es Vorteile, direkt mit dem Ausbildungsstart zu beginnen: Dann können alle erlernten Ausbildungsinhalte von Beginn an mit dem Ausbildungsrahmenplan verknüpft und abgehakt werden.

In der Regel können Sie das digitale Berichtsheft auf der Website des jeweiligen Anbieters bestellen. Nach Bezahlung erhalten Sie einen Zugang, mit dem Sie Ihr Betriebsprofil sowie die Daten aller Auszubildenden und Ausbilder anlegen können. Danach erhalten Ihre Ausbilder und Auszubildenden ihre Zugangsdaten meist automatisch per Mail.

Unsere Empfehlung: Machen Sie sich mit dem Prozess des jeweiligen digitalen Berichtsheftes vertraut, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Die meisten Anbieter bieten Video-Tutorials zur Installation an, in denen alle Funktionen erklärt werden. Einige Anbieter (z.B. BloK) bieten auch Demosysteme an, in denen Sie den ganzen Funktionsumfang vorher ausprobieren können.

Nahezu alle Anbieter digitaler Berichtshefte bieten Auszubildenden an, Einträge online zu verfassen und vom Ausbildungsbetrieb digital abzeichnen zu lassen. Üblich ist auch, dass Berichtsheftseiten oder das ganze Berichtsheft als PDF gespeichert und ausgedruckt werden können. Auf die nachfolgenden Funktionen sollten Sie außerdem achten.

Verknüpfung mit dem Ausbildungsrahmenplan

Nur wenige Anbieter ermöglichen, dass Einträge über erlernte Ausbildungsinhalte dem Ausbildungsrahmenplan oder dem Lehrplan der Berufsschule zugeordnet werden können. Dies ist aus unserer Sicht das wichtigste Qualitätskriterium. Warum ist es so entscheidend? Durch diese Verknüpfung weiß der Auszubildende immer, wo er steht: Was hat er schon geschafft, was muss er noch lernen?  Gleiches gilt für den Ausbilder, der die Ausbildung anhand der Übersicht optimal planen kann: Lernerfolge sind stets sichtbar und Lernlücken schnell identifiziert. 

Übersicht über An- und Abwesenheiten

Gute digitale Berichtshefte ermöglichen den Eintrag von An- und Abwesenheiten sowie die Zuordnung der Lernorte. Manche arbeiten dies grafisch übersichtlich aus.

 Kommentarfunktion

Gute digitale Berichtshefte erlauben nicht nur die Abnahme sondern auch die Kommentierung von Einträgen. So können Ausbilder ihren Azubis schnell ein Feedback geben. 

Bereitstellung zusätzlicher Unterlagen

Gute digitale Berichtshefte ermöglichen Ausbildern zudem, zusätzliche Unterlagen hochzuladen, zum Beispiel Anleitungen, Tests oder Berichtsvorlagen.

Einbeziehung mehrerer Ausbilder

Im Ausbildungsprozess sind oft mehrere Ausbilder involviert. In guten digitalen Berichtsheften können einem Auszubildenden mehrere Ausbilder zugeordnet werden. Diese haben dann digital Zugriff auf alle Einträge des Auszubildenden und können Ausbildungsinhalte, die sie betreut haben, abnehmen und online kommentieren. Einige Anbieter ermöglichen sogar die Hinzuziehung von Berufsschullehrern und ÜLU-Ausbildern.
 

Technische Qualitätsmerkmale

Gute digitale Berichtshefte sind browserbasiert. Das bedeutet, dass Sie keine Software auf ihre Endgeräte installieren müssen. Außerdem kümmert sich der Anbieter um die Updates des Programms. Auch App-Lösungen sind häufig anwenderfreundlich. Hier ist nur zu beachten, dass automatische Updates zugelassen werden sollten. Digitale Berichtshefte sollten ferner mit allen gängigen Endgeräten (PC, Tablets, Smartphones) aller Anbieter kompatibel sein. Um Datensicherheit zu gewährleisten kann auch der Serverstandort in die Auswahl mit einbezogen werden: Server in Deutschland unterliegen strengeren Datenschutzbestimmungen als beispielsweise Server in den USA.