Nachweisgesetz

Die Umsetzung der Richtlinie hat zur Folge, dass vor allem das Nachweisgesetz, aber auch weitere Gesetze, wie etwa das Berufsbildungsgesetz, das Teilzeit- und Befristungsgesetz, sowie das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz angepasst werden. Mit den Änderungen im Nachweisgesetz und im Berufsbildungsgesetz werden die bereits bestehenden Nachweispflichten des Arbeitgebers ausgeweitet. Hinzu treten daneben auch neue Begründungspflichten des Arbeitgebers, wenn der Arbeitnehmer einen Wunsch nach der Veränderung seiner Arbeitsform anzeigt.

Wer ist von den Änderungen des Nachweisgesetzes betroffen?

Alle Betriebe, die Arbeitnehmer beschäftigen.

Worum geht es?

Ab 1. August 2022 ist der Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Angaben über die Vertragsbedingungen in einer Niederschrift aufzunehmen und den Arbeitnehmern schriftlich (nicht elektronisch) und vom Arbeitgeber unterzeichnet auszuhändigen. Soweit eine früher ausgestellte Niederschrift oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag die erforderlichen Angaben enthält, entfällt diese Verpflichtung.

Was folgt bei Nichtbeachtung?

Wird der geforderte Nachweis nicht oder nicht richtig oder nicht rechtzeitig erteilt, liegt ein Verstoß gegen die Nachweispflicht vor, welcher als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro betroffenem Arbeitnehmer geahndet werden kann. Die Arbeitnehmer können den Erhalt einer Niederschrift einklagen.

Was ist wann zu tun?

Bei Bestandsarbeitnehmern (bereits vor dem 01.08.2022 im Betrieb):

Arbeitgeber müssen den Nachweis nur auf Nachfrage eines Arbeitnehmers erteilen.

1. Der Arbeitsvertrag muss nicht geändert oder neu erstellt werden!
2. Bereiten Sie jetzt ein Grundmuster für einen separaten Nachweis vor.
3. Wenn ein Arbeitnehmer den Nachweis fordert, müssen Sie innerhalb von 7 Tagen reagieren und den Nachweis schriftlich und unterschrieben aushändigen.
4. Lassen Sie sich den Empfang vom Arbeitnehmer (mit Datum) bestätigen.

Bei Neueinstellungen (und bei Vertragsänderungen) ab 01.08.2022:

Arbeitgeber müssen den Nachweis bestimmter Vertragsbedingungen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung (bzw. der Änderung) erteilen.

1. Bereiten Sie jetzt ein Grundmuster für einen separaten Nachweis vor oder erstellen Sie ein aktualisiertes Vertragsmuster, das den Vorgaben des Nachweisgesetzes entspricht.
2. Händigen Sie dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung (bzw. der Änderung) den separaten Nachweis zum Arbeitsvertrag oder das aktualisierte Arbeitsvertragsmuster aus.

Hinweis: Ein separater Nachweis hat für den Arbeitgeber den Vorteil, dass es als reine Auskunft über aktuell geltende Vereinbarungen angesehen werden kann. Arbeitsverträge hingegen können nicht einseitig geändert werden. (z.B. relevant bei Arbeitszeiten und Ruhepausen).

Einzelheiten der Vorgaben an den neuen Nachweis und insbesondere der Umfang der Erläuterungen sind noch umstritten; hierzu bleiben klarstellende Hinweise der Rechtsprechung abzuwarten.

Was ist schriftlich niederzulegen?

Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (§ 2 Abs. 1 S. 1 Nachweisgesetz). In unserem Infoblatt im nebenstehenden Kasten erfahren Sie, welche Angaben in die Niederschrift für Arbeitnehmer aufzunehmen sind.

Wo gibt es weitere Informationen?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat die wesentlichen Neuregelungen zusammengefasst und eine Handlungshilfe erarbeitet, die bei der Umsetzung unterstützen sollen. Diese finden Sie im nebenstehenden Kasten.

Weiterführende Bearbeitungshilfen zur Erteilung des Arbeitgebernachweises nach dem Nachweisgesetz ab dem 1. August 2022 hat beispielsweise Dr. Detlef Grimm im ArbRB-Blog dargestellt. Hier finden Sie auch ein kommentiertes Muster für Neueinstellungen.